57 Administrative Assistants jobs in Blainville

Job Description

Join Henley & Partners - Unlock Your Potential!

As the leading global citizenship and residency advisory firm for over two decades, we specialize in helping our clients navigate the complex landscape of investment migration and citizenship planning.

Why choose Henley & Partners?  Here's what sets us apart:

• Global Impact: Join a company that makes a tangible difference in people's lives. Our work enables individuals and families to broaden their horizons, access new opportunities, and secure a brighter future through alternative citizenship and residency options.
• Cutting-Edge Expertise: Be part of a team of industry pioneers and experts who are at the forefront of the investment migration field. We provide innovative solutions and leverage our extensive network of international partners to deliver exceptional service to our clients.
• Dynamic and Diverse Culture: Immerse yourself in a truly global environment. With more than 40 offices spanning across continents, we foster a multicultural and inclusive workplace where ideas are valued, collaboration thrives, and personal growth is encouraged.
• Continuous Learning: We believe in investing in our employees' professional development. At Henley & Partners, you'll have access to ongoing learning opportunities, training programs, and industry conferences that will enhance your skills and expand your knowledge.
• Impactful Projects: Join us in working on high-profile projects that shape the future of investment migration. From advising governments on citizenship-by-investment programs to assisting high-net-worth individuals in achieving their global mobility goals, your work will have a direct impact on our clients and the industry.
• Work-Life Balance: We recognize the importance of maintaining a healthy work-life balance. Enjoy flexible working arrangements and benefits that support your well-being, ensuring that you can thrive both personally and professionally.

.but that's enough about us, let talk about you!

About the Role:
The primary role of the Administration Associate is to provide administrative and clerical support to the office and team to ensure the efficient operation of the office by supporting a variety of tasks.  
Proven administrative experience is essential as well as good time management skills and the ability to multi-task and prioritize work is needed to ensure the delivery of broader organisational objectives and goals.

Key Responsibilities:

• General Office Admin including filing, scanning of documents, fixing appointments and collection of documents.
• Management of MPs calendar and scheduling meetings, travel (flights/hotels) etc.
• Client/Intermediary handling including handling phone call inquiries, attending to office visitors, serving drinks and clearing of meeting room after visitors leave.
• Management of marketing collateral inventory including factsheet and business card ordering and packing of collaterals for MP, CAs and events.
• Management and administration of Introducers and other associated parties.
• Assist in the preparation of regular scheduled team meetings and reports
• Assists with couriering of packages
• Assists with ordering office supplies

• 2 years’ + experience of office management
• Excellent time and task management skills and the ability to manage multiple conflicting priorities.
• Strong written and verbal communication skills
• Ability to work both independently and within a team environment
• Proficient in Microsoft Word, Excel and PowerPoint
• Able to foresee problems and prevent them by taking action and to effectively interpret and anticipate the teams needs.
• Interacts professionally with Clients and the team at all times and promptly responds to requests with accuracy and a courteous demeanor. 
• Works as a competent member of the team, willingly providing back-up support for co-workers when appropriate.
•  Collaboration skills
• Planning and organising
• Fluent in English and French

At Henley & Partners, we are committed to creating a diverse and inclusive workplace that values and respects all individuals. We welcome applicants from all backgrounds and identities and encourage candidates who bring a unique perspective to apply. We believe that our differences make us stronger and that diversity is essential to our success. We strive to create a culture where everyone feels included, heard, and valued, regardless of their race, ethnicity, gender, sexual orientation, age, religion, ability, or any other characteristic.

We value your privacy and are committed to protecting your personal information. By applying to this vacancy, you confirm that you have read, understood, and agree to abide by our privacy policies. For more details about our Privacy Policy please visit: -policy

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Job Description

About Us  

Velixo builds Excel-based reporting tools that integrate directly with leading ERP systems like Acumatica and Sage Intacct. Our mission is to empower finance and operations teams to access the data they need—without leaving the tools they already love. We're a collaborative company where people take ownership, solve complex problems, and build meaningful relationships with our customers and teammates alike.  

Role Summary  

We are seeking a highly organized and resourceful bilingual Administrative Assistant to support our leadership team and ensure the efficient operation of our office. This role combines traditional administrative responsibilities with a range of office management tasks. The ideal candidate will be proactive, detail-oriented, and capable of managing multiple priorities with minimal supervision.

This position plays a critical role in coordinating travel and expenses for senior management and board members, maintaining a productive and welcoming office environment, organizing meetings and events, and supporting compliance and documentation processes. Strong communication and organizational skills are essential for success in this role.

Responsibilities  

• Travel and Board Support
  • Coordinate travel arrangements for board members and the management team, including booking flights, hotels, and transportation.
  • Create and distribute detailed travel itineraries.
  • Manage changes or last-minute issues related to travel.
  • Plan logistics for board meetings, including travel, meeting room bookings, and refreshments.
  • Send invitations, manage attendee coordination, and assist with the preparation and updating of the board deck.
• Gifting & Relationship Support Coordination
  • Coordinate and manage the timely sending of gifts to customers, partners, and team members for various occasions.
  • Maintain a gifting calendar, source appropriate vendors, and ensure accurate delivery and personalization of packages.
• Documentation and Administrative Support
  • Prepare reports, presentations, and meeting notes for internal and external use.
  • Maintain and organise administrative folders.
  • Perform data entry and maintain up-to-date records and internal databases.
• Event and Meeting Coordination
  • Organize and support company-wide events, meetings, and team-building activities.
  • Coordinate logistics, invitations, supplies, and follow-up communications.
• Compliance and Policy Support
  • Enforce light workplace policies, such as clean desk practices and visitor sign-in procedures.
  • Ensure proper procedures are followed for office and building access.
• Office Management
  • Ensure the office environment is clean, safe, organized, and welcoming to staff and visitors.
  • Monitor and replenish company-provided snacks, kitchen supplies, and other office essentials such as paper and ink.
  • Coordinate facility upgrades, repairs, or furniture needs as necessary.
  • Act as the main point of contact with the office landlord and external service providers (e.g. cleaning and maintenance).
  • Book external meeting rooms as required.
  • Manage access control systems and issue or revoke building and system access.
• Expense Management
  • Collect receipts and invoices and complete expense reports for review and submission.
  • Track and follow up on pending or incomplete expense items.

What We’re Looking For  

• Education:  CEGEP diploma or equivalent required; associate or bachelor’s degree in business administration or related field preferred.
• Experience:  2+ years in an administrative, executive assistant, or office management role, preferably in a fast-paced or startup environment.
• Bilingual (French and English) : Excellent written and verbal communication skills in both French and English are required . The role involves supporting internal and external stakeholders in both languages.
• Tech-Savvy : Proficient in Microsoft Office Suite (Word, Excel, Outlook, PowerPoint); experience with collaboration tools like Teams or Confluence is a plus.
• Organization & Attention to Detail : Able to manage multiple priorities and meet deadlines with accuracy and efficiency.
• Discretion & Confidentiality : Trusted to handle sensitive information with integrity and professionalism.
• Strong Communication : Excellent written and verbal communication skills; able to represent executives and liaise with clients and partners professionally.
• Problem Solving : Proactive mindset with the ability to troubleshoot and resolve administrative or logistical issues independently.
• Adaptability : Comfortable handling changing priorities and working in a dynamic, sometimes ambiguous environment.

What We Offer  

• Flexible work culture 
• Annual bonus program 
• Professional development support 
• Inclusive, kind, and collaborative team 

Equal Opportunity Statement   

At Velixo, we’re committed to building a team that reflects the rich diversity of the communities we serve. We welcome and encourage applicants from all backgrounds, regardless of race, ethnicity, gender, sexual orientation, age, disability status, religion, or any other characteristic protected by law. 

We believe diverse teams build better products and stronger cultures, and we strive to create an environment where everyone feels respected, valued, and empowered to do their best work. 

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Chez Fabelta, créateur d’espaces lumineux, nous croyons en la puissance de la collaboration, de la bienveillance et du service authentique. L’adjointe administrative occupe un rôle central au cœur de l’expérience client et au bon fonctionnement de nos équipes internes. Par sa présence chaleureuse, son sens de l’organisation et sa polyvalence, elle contribue au rayonnement de notre salle de montre, au soutien administratif quotidien et à l'efficacité de notre service de projets résidentiels.

Responsabilités principales

Accueil et service client

• Créer une première impression positive et professionnelle auprès des visiteurs en salle de montre
• Offrir un accueil attentionné aux clients, écouter leurs besoins et assurer une première présentation générale des produits
• Traiter les demandes entrantes (téléphone, courriel, site web, visites) en recueillant les informations pertinentes afin de permettre une analyse efficace des besoins des nouveaux clients et d'assurer un suivi rapide
• Assurer une coordination fluide avec l’équipe de vente en transmettant les demandes et informations de manière proactive

Soutien à l’équipe des chargés de projet

• Offrir un soutien administratif aux chargés de projet afin d’assurer le bon déroulement des projets clients
• Coordonner certains suivis logistiques tels que la prise de mesure, les dates de livraison, ou la gestion de pièces à remplacer
• Maintenir à jour les outils de suivi (Smartsheet, calendriers, listes), en collaboration avec les équipes terrain
• Participer au lien entre l’équipe de projet et les clients résidentiels pour favoriser une expérience client fluide et professionnelle

Tâches administratives générales

• Gérer les appels et la correspondance générale de l’entreprise avec courtoisie et efficacité
• Veiller à la gestion des fournitures, documents promotionnels, et besoins ponctuels de l’équipe
• Soutenir les directions et les collègues dans la réalisation de certaines tâches administratives ou logistiques
• Participer à l’organisation de rencontres internes (commande de repas, documentation, etc.)

Profil recherché

• Tu es reconnue pour ton accueil chaleureux, ton écoute et ta capacité à créer un lien de confiance dès les premiers instants.
• Tu fais preuve d’un grand sens de l’organisation et de rigueur dans le suivi des dossiers.
• Tu aimes jouer un rôle de soutien actif et contribuer à un environnement harmonieux et bien coordonné.
• Tu sais gérer les priorités avec calme et professionnalisme, même en contexte de sollicitation multiple.
• Tu maîtrises les outils informatiques usuels et tu es à l’aise avec les environnements numériques collaboratifs (un atout si tu connais Smartsheet).

Pourquoi te joindre à nous?

Parce que tu souhaites contribuer à une entreprise québécoise en croissance, où l’humain est au cœur de chaque décision. Parce que tu veux t’investir dans une équipe engagée, qui mise sur l’ouverture, la collaboration et le bien-être collectif. Et surtout, parce que tu as envie de faire partie d’une organisation qui bâtit chaque jour des espaces lumineux — autant dans ses projets que dans sa culture.

* Le bilinguisme est requis dans cet emploi, puisque nous desservons des clients autant en français qu'en anglais dans notre domaine d'expertise. 

Job Description

We’re looking for an organized, detail-oriented, and proactive person ideally with experience in the digital agency space, to join our team at Evolving Web. You’ll work directly with the leadership team and finance team to ensure that the company finances are running smoothly.

We’re a growing company and take on many types of projects, so there will be a wide variety of tasks for you to work on. As the Accountant / Administrative Assistant, you will be responsible for managing all aspects of the agency’s financial operations, from budgeting and forecasting to financial reporting and compliance. You’ll play a key role in driving financial efficiency, advising leadership on performance, and ensuring that our resources are aligned with our business goals.

In your role as the Accountant / Administrative Assistant, you will be expected to:

• Oversee all day-to-day accounting operations, including accounts payable/receivable, payroll, and general ledger
• Support monthly, quarterly, and year-end close processes
• Do the data entry for several accounting and finance tasks
• Assist in generating financial reports for internal use
• Maintain and organize financial records and documentation
• Help ensure compliance with accounting standards and internal controls
• Collaborate with other departments to resolve billing and expense issues
• Support the finance team with ad hoc tasks and projects as needed
• Assist with payroll processing as required, ensuring accuracy and adherence to regulations.

Requirements

What kind of skillset do you need to be successful in your role within the Evolving community?

• Bachelor’s degree in Accounting, Finance, related field or similar experience
• 3+ years of progressive financial experience, ideally with experience in an agency, consultancy, or service-based business
• Proficient in accounting software (e.g., Xero, Dext and Plooto) ) and advanced Excel or google sheets skills
• Strong analytical skills with the ability to translate financial data into actionable insights
• Excellent organizational and leadership abilities
• Familiarity with project-based accounting and revenue recognition
• You speak English and French

What We Offer:

• Impact- Work on projects for prestigious organizations that impact the lives of tens of thousands of users every day
• Challenge- Opportunity to take ownership of projects with a high level of creative and technical complexity
• Learning & Growth- A collaborative environment that encourages continuous learning and mentorship
• Culture- A company with a team from around the world that feels like a family
• Flexible hybrid- For candidates based in Montreal and its suburbs, this role follows a hybrid work schedule, with three days in the office and two days working remotely each week. For those residing outside of Montreal and its surrounding areas, this position is fully remote

Assistant(e)-Comptable

Nous recherchons une personne organisée, rigoureuse et proactive, idéalement avec une expérience en agence numérique, pour rejoindre notre équipe chez Evolving Web. Vous travaillerez directement avec l’équipe des opérations et l’équipe des finances afin d’assurer une gestion fluide et efficace des finances de l’entreprise.

Nous sommes une entreprise en croissance, qui réalise une grande variété de projets, ce qui vous offrira un éventail diversifié de tâches à accomplir. En tant qu’ Assistant(e)-Comptable, vous serez responsable de la gestion de tous les aspects des opérations financières de l’agence, allant de la gestion budgétaire et des prévisions à la production de rapports financiers et à la conformité. Vous jouerez un rôle clé dans l’amélioration de l’efficacité financière, le conseil stratégique auprès de la direction, et l’alignement des ressources avec les objectifs de l’entreprise.

Responsabilités principales

Dans votre rôle, vous serez amené(e) à :

• Gérer les opérations comptables quotidiennes, y compris les comptes fournisseurs et clients, la paie et le grand livre.
• Participer aux processus de clôture mensuelle, trimestrielle et annuelle.
• Saisir des données dans le cadre de diverses tâches comptables et financières.
• Contribuer à la préparation de rapports financiers internes.
• Organiser et maintenir les dossiers financiers et la documentation comptable.
• Veiller au respect des normes comptables et des contrôles internes.
• Collaborer avec les autres départements pour résoudre les problèmes de facturation et de dépenses.
• Appuyer l’équipe des finances dans des tâches et projets ponctuels.
• Participer au traitement de la paie, en assurant l’exactitude et le respect des réglementations.
• Gérer la budgétisation, les prévisions financières et la trésorerie afin de maintenir une discipline financière et une liquidité suffisante.

Profil recherché

Quel type de compétences sont nécessaires pour réussir dans ce rôle au sein de la communauté Evolving Web ?

• Diplôme universitaire en comptabilité, finance ou domaine connexe
• Minimum de 3 ans d’expérience progressive en comptabilité ou finances, idéalement dans une agence, un cabinet-conseil ou une entreprise de services
• Maîtrise des logiciels comptables (par exemple : Xero, Dext, Plooto) et compétences avancées sur Excel
• Solides compétences analytiques et capacité à transformer des données financières en recommandations concrètes
• Excellentes aptitudes en organisation et en leadership
• Connaissance de la comptabilité par projet et des principes de reconnaissance des revenus
• Maîtrise du français et de l’anglais, à l’oral comme à l’écrit

Ce que nous offrons :

• Impact- Travailler sur des projets pour des organisations prestigieuses qui ont un impact sur la vie de dizaines de milliers d'utilisateurs chaque jour
• Défi- Possibilité de s'approprier des projets d'une grande complexité créative et technique
• Apprentissage et croissance- Un environnement collaboratif qui encourage l'apprentissage continu et le mentorat
• Culture- Une entreprise avec une équipe dans le monde entier
• Hybride flexible- Pour les candidats basés à Montréal et dans les environs, ce poste suit un horaire de travail hybride, avec trois jours au bureau et deux jours de travail à distance par semaine. Pour les candidats résidant à l'extérieur de Montréal et de ses environs, ce poste est entièrement à distance.

Prêt à faire la différence ? Joignez-vous à nous et contribuez à façonner l'avenir des expériences numériques !

Job Description

Salary:

propos de la LIDD

LIDD est une socit de conseil en gestion de la chane d'approvisionnement de premier plan. Nous concevons des centres de distribution complexes et des systmes logistiques pour aider les entreprises transporter leurs marchandises plus efficacement. Nos clients sont des fabricants, des distributeurs et des dtaillants, y compris de nombreuses marques de produits alimentaires, de boissons et de biens de consommation. Depuis nos bureaux de Montral, Toronto, Los Angeles et Atlanta, nous nous attaquons des projets stimulants dans un environnement agrable et positif.

Quel est votre rle ?

En tant quadjoint.e administratif.ve, marketing et gestion de bureau, vous serez responsable de :

• Accueillir les visiteurs et rpondre aux appels de la rception.
• Fournir un soutien administratif, y compris la correspondance par courrier lectronique et les envois postaux et de colis.
• Planifier, organiser et programmer des runions d'entreprise internes et externes (salons, foires ou autres vnements), runions dquipe, les ftes et activits employs et clients.
• Grer la logistique des vnements, y compris la coordination des fournisseurs, les budgets et le transport du matriel et des quipements.
• Contribuer la maintenance et l'organisation des fichiers et dossiers SharePoint
• Grer linventaire et les commandes de fournitures de bureau et de nourriture pour les installations.
• Prparer et coordonner le courrier et les expditions entre les bureaux, y compris le matriel pour les salons, les tiquettes pour les stands et la coordination de la livraison des stands.
• Contribuer la mise jour et au dveloppement des listes de contacts, de prospects et de clients.
• Prparer et soumettre les notes de frais.
• Servir de point de contact pour les installations et traiter les demandes et les questions des employs.
• Participer et coordonner une partie du processus d'intgration des employs (quipement, curriculum vitae, photo, accs, signatures lectroniques, carte d'accs au bureau).
• Identifier et suggrer des amliorations simples pour les processus quotidiens, en veillant ce que les mises jour et les pratiques soient appliques de manire cohrente et adaptes tous les bureaux.
• Toutes les autres tches connexes

Pour russir dans ce poste, vous aurez besoin de :

• Diplme d'tudes secondaires en secrtariat ou quivalent
• Un an d'exprience en matire de gestion du bureau
• Solides comptences en matire de service la clientle
• Solides comptences en communication crite et orale (franais et anglais)
• Solides comptences en gestion du temps et capacit prioriser
• Matrise de la suite Microsoft

Comptences et qualifications considres comme un atout:

• Exprience de la gestion de budgets et de dpenses
• Comptences en matire de gestion de projets et de tches

About LIDD

LIDD is a leading supply chain management consulting firm. We design complex distribution centers and logistics systems to help companies move goods more efficiently. Our clients are manufacturers, distributors and retailers, including many brand names in food & beverage and consumer goods. From our offices in Montreal, Toronto, Los Angeles and Atlanta, we tackle challenging projects in a fun and supportive environment.

Whats your role:

As the Administrative Assistant, Marketing and Office Management, you will be responsible for:

• Provide front-desk coverage by answering reception calls, greeting guests, managing incoming/outgoing mail and shipments.
• Plan, organize, and schedule company meetings in the office, off-site, tradeshows and via videoconference (employees & client events)
• Order and oversee office supplies and food deliveries for the offices, events, and for group meetings

• Prepare and coordinate mail and shipping, including tradeshow materials, booth labels, and booth delivery coordination.
• Support in the maintenance and development of contact, prospect, and client lists
• Submit and reconcile expense reports

• Act as the point of contact for facilities and handle office requests and queries from employees
• Participate and coordinate part of the onboarding process (equipment, resume, picture, accesses, email signatures, office access card)
• Support in the maintenance and organization of SharePoint files and folders.
• Help plan and manage event logistics, including vendor coordination, budgets, and material transportation.
• Assist with internal events like team meetings, holiday parties, and employee activities.
• Identify and suggest simple improvements for everyday processes, ensuring updates and practices are consistently applied and adapted to all offices
• All other related tasks

To qualify for this role, youll need:

• High school diploma or equivalent
• Proven administrative support and office coordination experience
• Strong customer service skills
• Strong written and verbal communication skills (French and English)
• Strong prioritization and time-management skills
• Microsoft knowledge and experience

Nice to have:

• Experience managing budgets and expenses
• Project and task management skills

Tu cherches un poste où tes compétences comptables et administratives seront reconnues et où tu pourras évoluer? Chez Autoénergie Canada, on a exactement ce qu’il te faut!

Ce poste est parfait pour quelqu’un qui a de l’ambition et qui souhaite, à long terme, faire une portion de la gestion des opérations administratives courantes . Si tu veux bâtir une carrière solide dans une entreprise en pleine croissance et à l'écoute de ses employés, continue ta lecture!

Pourquoi nous rejoindre?

• Une entreprise en pleine expansion qui valorise ses employés.
• Une équipe soudée et dynamique , où le travail d’équipe est au cœur du succès.
• Des patrons qui reconnaissent ton potentiel et t’aident à évoluer.
• Une opportunité de carrière unique pour ceux qui veulent prendre plus de responsabilités.

Ce que tu feras au quotidien

• Gérer les comptes à recevoir et assurer le suivi des paiements.
• Effectuer le traitement des paies CCQ et régulières .
• Vérifier et approuver les quittances et autres documents.
• Effectuer les conciliations bancaires .
• Prendre en charge le comité CNESST et partager la gestion de la mutuelle .
• Superviser la gestion des cellulaires de l’entreprise.
• Préparer et soumettre les déclarations TPS & TVQ .
• Produire les rapports annuels (sommaires des Relevés 1, déclaration des salaires).
• Remplir et soumettre les formulaires TP-1086 & T-5018 .
• Préparation des documents de fin d'année pour les comptables
• Modification du gain avantage imposable pour certains employés et relâche des feuillets d'impôts
• Développer tes coompétences et connaissances en R. H.

Qui sommes-nous?

Nous sommes Autoénergie Canada inc. (AEC) , une entreprise spécialisée dans la conception, la vente et l’installation d’équipements de contrôles de ventilation et de systèmes de régulation automatique .

Notre équipe est unie par le goût du défi et la volonté de surpasser les attentes . Nous nous assurons que chaque projet soit réalisé dans les règles de l’art, en offrant des solutions de pointe, un service personnalisé et une installation rigoureuse .

Chez nous , on croit en l’honnêteté, la collaboration et le respect . Nos employés s’entraident, se soutiennent et partagent volontiers leurs connaissances pour offrir le meilleur à notre clientèle.

Si tu rêves un jour de gérer une équipe et d’avoir un rôle clé dans une entreprise en croissance, ce poste est une opportunité en or!

Si tu veux grandir dans un environnement dynamique et évoluer vers un poste de gestion, on veut te rencontrer!

Tu es probablement la personne idéale si tu as

• De bonnes connaissances en comptabilité  et une bonne compréhension du secteur de la construction .
• Une maîtrise des logiciels de la Suite Office .
• Une connaissance du logiciel Avantage  (un atout).
• Un grand souci du détail  et une rigueur à toute épreuve.
• Une capacité à gérer le stress  et à respecter les échéances.
• L’envie d’apprendre, d’évoluer  et de prendre des responsabilités .
• Une personnalité agréable, positive et souriante.

Administrative & Marketing Manager

Job Summary

Our client, a leader in the food manufacturing industry, is looking for a highly dynamic and organized Administrative & Marketing Manager to oversee and coordinate activities across marketing, customer service, and packaging design. This role requires a proactive individual with strong leadership, communication, and project management skills to ensure smooth operations and brand consistency across all touchpoints.

Key Responsibilities:

Office Administration

• Manage office supplies, equipment, and vendor relationships
• Organize team meetings, schedules, and internal communications
• Support HR functions such as onboarding and training coordination

Customer Service Oversight:

• Supervise customer service representatives and ensure high-quality support.
• Develop and implement customer service policies and procedures.
• Handle escalated customer service issues and resolve complaints efficiently.
• Monitor customer feedback and suggest improvements to enhance satisfaction.

Packaging Design Management:

• Coordinate with the designers and suppliers to ensure the packaging development aligns with the brand identity
• Oversee packaging production timelines and quality control
• Ensure compliance with industry standards and sustainability practices
• Maintain an organized archive of packaging assets and documentation

Marketing Coordination:

• Collaborate with the marketing team to plan and execute campaigns (digital, print, social media).
• Manage marketing calendars, deadlines, and vendor relationships.
• The ability to assist the team in content creation, proofreading, and brand alignment is a plus.
• Track marketing performance metrics and prepare reports

Qualifications:

• Bachelor’s degree in Business Administration, Marketing, Design, or related field
• Fluently bilingual in English and French – written and verbal
• 3+ years of experience in office management or a similar role
• Strong understanding of customer service best practices
• Strong understanding of marketing and branding is an asset
• Familiarity with packaging design processes and tools (e.g. Adobe Creative Suite, Canva) is an asset
• Excellent organizational, multitasking, and communication skills
• Proficiency in Microsoft Office Suite and project management tools (e.g., Trello, Asana)
• Experience in a creative or product-based industry is an asset
• Knowledge of e-commerce and CRM skills is an asset

Location: Laval

In office 5 days a week

Monday-Thursday 8:00-4:30 and Fridays 8:00-12:00

Responsable administratif et marketing

Résumé du poste

Notre client, leader dans le secteur agroalimentaire, recherche un responsable administratif et marketing très dynamique et organisé pour superviser et coordonner les activités liées au marketing, au service client et à la conception des emballages. Ce poste requiert une personne proactive dotée de solides compétences en matière de leadership, de communication et de gestion de projet afin de garantir le bon déroulement des opérations et la cohérence de la marque à tous les niveaux.

Principales responsabilités :

Administration du bureau

• Gérer les fournitures de bureau, l'équipement et les relations avec les fournisseurs
• Organiser les réunions d'équipe, les calendriers et les communications internes
• Soutenir les fonctions RH telles que l'intégration et la coordination de la formation

Supervision du service clientèle :

• Superviser les représentants du service clientèle et garantir un soutien de haute qualité.
• Élaborer et mettre en œuvre des politiques et des procédures de service clientèle.
• Traiter les problèmes de service clientèle escaladés et résoudre efficacement les plaintes.
• Surveiller les commentaires des clients et suggérer des améliorations pour accroître leur satisfaction.

Gestion de la conception des emballages :

• Coordonner avec les concepteurs et les fournisseurs pour s'assurer que le développement des emballages est conforme à l'identité de la marque
• Superviser les délais de production des emballages et le contrôle qualité
• Veiller au respect des normes industrielles et des pratiques de développement durable
• Tenir à jour des archives organisées des ressources et de la documentation relatives aux emballages

Coordination marketing :

• Collaborer avec l'équipe marketing pour planifier et exécuter des campagnes (numériques, imprimées, réseaux sociaux).
• Gérer les calendriers marketing, les délais et les relations avec les fournisseurs.
• La capacité à assister l'équipe dans la création de contenu, la relecture et l'alignement de la marque est un plus.
• Suivre les indicateurs de performance marketing et préparer des rapports

Qualifications :

• Licence en administration des affaires, marketing, design ou dans un domaine connexe
• Bilinguisme courant en anglais et en français – écrit et oral
• Plus de 3 ans d'expérience dans la gestion de bureau ou un poste similaire
• Bonne compréhension des meilleures pratiques en matière de service à la clientèle
• Une bonne compréhension du marketing et de l'image de marque est un atout
• La connaissance des processus et des outils de conception d'emballages (par exemple, Adobe Creative Suite, Canva) est un atout
• Excellentes compétences en matière d'organisation, de multitâche et de communication
• Maîtrise de la suite Microsoft Office et des outils de gestion de projet (par exemple, Trello, Asana)
• Une expérience dans un secteur créatif ou lié aux produits est un atout
• La connaissance du commerce électronique et des compétences en matière de CRM est un atout

Lieu: Laval

Au bureau 5 jours par semaine

Du lundi au jeudi de 8h00 à 16h30 et le vendredi de 8h00 à 12h00

Administrative & Marketing Manager

Job Summary

Our client, a leader in the food manufacturing industry, is looking for a highly dynamic and organized Administrative & Marketing Manager to oversee and coordinate activities across marketing, customer service, and packaging design. This role requires a proactive individual with strong leadership, communication, and project management skills to ensure smooth operations and brand consistency across all touchpoints.

Key Responsibilities:

Office Administration

• Manage office supplies, equipment, and vendor relationships
• Organize team meetings, schedules, and internal communications
• Support HR functions such as onboarding and training coordination

Customer Service Oversight:

• Supervise customer service representatives and ensure high-quality support.
• Develop and implement customer service policies and procedures.
• Handle escalated customer service issues and resolve complaints efficiently.
• Monitor customer feedback and suggest improvements to enhance satisfaction.

Packaging Design Management:

• Coordinate with the designers and suppliers to ensure the packaging development aligns with the brand identity
• Oversee packaging production timelines and quality control
• Ensure compliance with industry standards and sustainability practices
• Maintain an organized archive of packaging assets and documentation

Marketing Coordination:

• Collaborate with the marketing team to plan and execute campaigns (digital, print, social media).
• Manage marketing calendars, deadlines, and vendor relationships.
• The ability to assist the team in content creation, proofreading, and brand alignment is a plus.
• Track marketing performance metrics and prepare reports

Qualifications:

• Bachelor’s degree in Business Administration, Marketing, Design, or related field
• Fluently bilingual in English and French – written and verbal
• 3+ years of experience in office management or a similar role
• Strong understanding of customer service best practices
• Strong understanding of marketing and branding is an asset
• Familiarity with packaging design processes and tools (e.g. Adobe Creative Suite, Canva) is an asset
• Excellent organizational, multitasking, and communication skills
• Proficiency in Microsoft Office Suite and project management tools (e.g., Trello, Asana)
• Experience in a creative or product-based industry is an asset
• Knowledge of e-commerce and CRM skills is an asset

Location: Laval

In office 5 days a week

Monday-Thursday 8:00-4:30 and Fridays 8:00-12:00

Responsable administratif et marketing

Résumé du poste

Notre client, leader dans le secteur agroalimentaire, recherche un responsable administratif et marketing très dynamique et organisé pour superviser et coordonner les activités liées au marketing, au service client et à la conception des emballages. Ce poste requiert une personne proactive dotée de solides compétences en matière de leadership, de communication et de gestion de projet afin de garantir le bon déroulement des opérations et la cohérence de la marque à tous les niveaux.

Principales responsabilités :

Administration du bureau

• Gérer les fournitures de bureau, l'équipement et les relations avec les fournisseurs
• Organiser les réunions d'équipe, les calendriers et les communications internes
• Soutenir les fonctions RH telles que l'intégration et la coordination de la formation

Supervision du service clientèle :

• Superviser les représentants du service clientèle et garantir un soutien de haute qualité.
• Élaborer et mettre en œuvre des politiques et des procédures de service clientèle.
• Traiter les problèmes de service clientèle escaladés et résoudre efficacement les plaintes.
• Surveiller les commentaires des clients et suggérer des améliorations pour accroître leur satisfaction.

Gestion de la conception des emballages :

• Coordonner avec les concepteurs et les fournisseurs pour s'assurer que le développement des emballages est conforme à l'identité de la marque
• Superviser les délais de production des emballages et le contrôle qualité
• Veiller au respect des normes industrielles et des pratiques de développement durable
• Tenir à jour des archives organisées des ressources et de la documentation relatives aux emballages

Coordination marketing :

• Collaborer avec l'équipe marketing pour planifier et exécuter des campagnes (numériques, imprimées, réseaux sociaux).
• Gérer les calendriers marketing, les délais et les relations avec les fournisseurs.
• La capacité à assister l'équipe dans la création de contenu, la relecture et l'alignement de la marque est un plus.
• Suivre les indicateurs de performance marketing et préparer des rapports

Qualifications :

• Licence en administration des affaires, marketing, design ou dans un domaine connexe
• Bilinguisme courant en anglais et en français – écrit et oral
• Plus de 3 ans d'expérience dans la gestion de bureau ou un poste similaire
• Bonne compréhension des meilleures pratiques en matière de service à la clientèle
• Une bonne compréhension du marketing et de l'image de marque est un atout
• La connaissance des processus et des outils de conception d'emballages (par exemple, Adobe Creative Suite, Canva) est un atout
• Excellentes compétences en matière d'organisation, de multitâche et de communication
• Maîtrise de la suite Microsoft Office et des outils de gestion de projet (par exemple, Trello, Asana)
• Une expérience dans un secteur créatif ou lié aux produits est un atout
• La connaissance du commerce électronique et des compétences en matière de CRM est un atout

Lieu: Laval

Au bureau 5 jours par semaine

Du lundi au jeudi de 8h00 à 16h30 et le vendredi de 8h00 à 12h00